Datenschutzhinweise für Online-Meetings, Telefonkonferenzen
und Webinare via „Zoom“
Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung
personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von
„Zoom“ informieren.
Zweck der Verarbeitung
Wir nutzen das Tool „Zoom“, um Telefonkonferenzen,
Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare
durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „Zoom“ ist ein
Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in
den USA hat.
Verantwortlicher
Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die
im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von
„Online-Meetings“ steht, ist Frau Dr. Andrea
Wirrwitz-Bingger.
Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von
„Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die
Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite
ist für die Nutzung von „Zoom“ jedoch nur erforderlich, um sich
die Software für die Nutzung von „Zoom“ herunterzuladen.
Sie können „Zoom“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige
Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in
der „Zoom“-App eingeben.
Wenn Sie die „Zoom“-App nicht nutzen wollen oder können,
dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version
nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von „Zoom“
finden.
Welche Daten werden verarbeitet?
Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten
verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab,
welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem
„Online-Meeting“ machen.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der
Verarbeitung:
Angaben zum Benutzer:
Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung
(optional), Teilnehmer-IP-Adressen,
Geräte-/Hardware-Informationen
Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei
aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei
aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.
Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur
eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und
Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die
IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben
ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-,
Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die
von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im
„Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die
Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen,
werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten
vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen
Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera
oder das Mikrofon jederzeit selbst über die
„Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.
Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den
„Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu
Ihrem Namen machen.
Umfang der Verarbeitung
Wir verwenden „Zoom“, um „Online-Meetings“ durchzuführen.
Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen
das im Vorwege transparent mitteilen und – soweit erforderlich
– um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird
Ihnen zudem in der „Zoom“-App angezeigt.
Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen
eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die
Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht
der Fall sein.
Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der
Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die
gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.
Wenn Sie bei „Zoom“ als Benutzer registriert sind, dann
können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten,
Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren,
Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei „Zoom“
gespeichert werden.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22
DSGVO kommt nicht zum Einsatz.
Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der Praxis
Dr.Wirrwitz-Bingger verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die
Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang
mit der Nutzung von „Zoom“ personenbezogene Daten nicht für die
Begründung, Durchführung oder Beendigung des
Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber
elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Zoom“ sein, so ist
Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die
Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an
der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.
Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
bei der Durchführung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit.
b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen
durchgeführt werden.
Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die
Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht
unser Interesse an der effektiven Durchführung von
„Online-Meetings“.
Empfänger / Weitergabe von Daten
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der
Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden
grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht
gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass
Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen
Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen
mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und
damit zur Weitergabe bestimmt sind.
Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Zoom“ erhält
notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im
Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Zoom“
vorgesehen ist.
Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA
erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten
findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem
Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag
geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO
entspricht.
Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch den
Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert. Als
ergänzende Schutzmaßnahmen haben wir ferner unsere
Zoom-Konfiguration so vorgenommen, dass für die Durchführung
von „Online-Meetings“ nur Rechenzentren in der EU, dem EWR bzw.
sicheren Drittstaaten wie z.B. Kanada oder Japan genutzt
werden.
[SH1]
Datenschutzbeauftragter
Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt.
Sie erreichen diesen wie folgt:
Dr.med. Andrea Wirrwitz-Bingger, Am Kurpark 1, 87534
Oberstaufen
Telefon: 08386-960236
praxis.bingger@t-online.de
Ihre Rechte als Betroffene/r
Sie haben das Recht auf Auskunft über die
Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für
eine Auskunft jederzeit an uns wenden.
Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt,
bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von
Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die
Sie sich ausgeben.
Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung
oder Löschung oder auf
Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen
dies gesetzlich zusteht.
Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht
gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.
Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht
ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.
Löschung von Daten
Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn
kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein
Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten
noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen,
Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren
oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen
Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der
jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung
personenbezogenen Daten durch uns bei einer
Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu
beschweren.
Änderung dieser Datenschutzhinweise
Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen
der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies
erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie
stets auf dieser Internetseite.
Stand: 08.09.2020
